Privacy Policy
Privacybeleid – O3 Group
Laatste update: (in te vullen)
1. Wie zijn wij?
Dit Privacybeleid legt uit hoe O3 Group BV (“O3 Group”, “wij”) persoonsgegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten, in het bijzonder het professionele gebruik van WhatsApp door medewerkers.
- Verwerkingsverantwoordelijke: O3 Group BV
- Adres: Industrieweg 5, 3001 Heverlee, België
- Website: http://www.o3.be
- Contact e-mail (privacy): in te vullen (bv. privacy@o3.be)
2. Wanneer verzamelen wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens in de volgende situaties:
- Gebruik van WhatsApp door medewerkers van O3 Group op professionele nummers.
- Verzending van WhatsApp-berichten aan O3 Group (tekst, foto’s, video’s, documenten).
- Vrijwillige overdracht door medewerkers van beelden en berichten in het kader van hun werk (bv. foto’s van evenementen, installaties, rapportering, klantondersteuning).
Dit beleid geldt specifiek voor het professionele gebruik van WhatsApp binnen O3 Group.
3. Welke gegevens verzamelen wij?
3.1 Identificatiegegevens
- Voor- en achternaam
- Professioneel telefoonnummer
- Functie binnen het bedrijf (indien van toepassing)
3.2 Inhoud van berichten
- Tekstberichten die via WhatsApp worden verstuurd
- Foto’s / video’s / beelden die door medewerkers worden gedeeld
- Documenten die via WhatsApp worden verstuurd (PDF, beelden, …)
3.3 Technische metadata
- Datum en tijdstip van verzonden/ontvangen berichten
- Technische statusinformatie van WhatsApp
Wij verzamelen niet bewust gevoelige gegevens via dit kanaal. Medewerkers moeten vermijden om dergelijke gegevens via WhatsApp te delen.
4. Waarom gebruiken wij deze gegevens?
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor professionele doeleinden, zoals:
- Operationeel beheer van projecten en evenementen
- Interne communicatie tussen teams
- Communicatie met klanten, partners en leveranciers
- Rapportering en ondersteuning op het terrein
- Klantrelatiebeheer
- Bewijs van uitvoering of levering (bv. foto’s van interventies)
Wettelijke grondslagen:
- Gerechtvaardigd belang van O3 Group (Art. 6(1)(f) GDPR)
- Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) GDPR)
- Toestemming, indien vereist (bv. gebruik van foto’s voor promotionele doeleinden)
5. Gebruik van WhatsApp door medewerkers
Medewerkers erkennen dat:
- Professionele WhatsApp-communicatie kan worden ingezien voor operationele doeleinden.
- Berichten en beelden de privacy en vertrouwelijkheid moeten respecteren.
- WhatsApp niet mag worden gebruikt voor gevoelige of vertrouwelijke gegevens, tenzij strikt noodzakelijk.
6. Delen van gegevens met derden
Wij kunnen gegevens delen met:
- Technische dienstverleners (WhatsApp Business-integraties, hosting, rapporteringtools)
- Klanten of partners, indien nodig voor de uitvoering van een contract
WhatsApp/Meta verwerkt gegevens volgens haar eigen gebruikersvoorwaarden en privacybeleid.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
7. Internationale doorgifte
WhatsApp/Meta kan gegevens verwerken buiten de EER.
In dergelijke gevallen worden passende veiligheidsmaatregelen genomen (bv. EU-modelcontracten).
8. Bewaartermijnen
Gegevens worden bewaard zolang nodig voor de hierboven beschreven doeleinden:
- WhatsApp-berichten en beelden: zolang nodig voor projectbeheer, documentatie of wettelijke verplichtingen.
Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
9. Uw rechten
Volgens de GDPR hebt u recht op:
- Inzage
- Rectificatie
- Wissing (recht om vergeten te worden)
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar
- Overdraagbaarheid van gegevens
Om deze rechten uit te oefenen:
E-mail: (in te vullen)
Adres: O3 Group BV, Industrieweg 5, 3001 Heverlee, België
U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
10. Gegevensbeveiliging
O3 Group neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.
Medewerkers worden opgeleid in het verantwoord gebruik van digitale tools, waaronder WhatsApp.
11. Wijzigingen aan dit beleid
Dit beleid kan worden bijgewerkt bij wettelijke of organisatorische wijzigingen.
De meest recente versie is altijd beschikbaar via:
Privacy Policy – O3 Group
Last updated: (to be completed)
1. Who we are
This Privacy Policy explains how O3 Group BV (“O3 Group”, “we”) processes personal data in the context of its services, in particular the use of WhatsApp by employees.
- Data Controller: O3 Group BV
- Address: Industrieweg 5, 3001 Heverlee, Belgium
- Website: http://www.o3.be
- Contact email (privacy): to be completed (e.g. privacy@o3.be)
2. When do we collect your data?
We process personal data in the following contexts:
- Use of WhatsApp by O3 Group employees on professional or service numbers.
- Sending WhatsApp messages to O3 Group (text, photos, videos, documents, etc.).
- Voluntary sharing by employees of images or messages in the context of their work (e.g., photos of events, installations, reporting, client support, team coordination).
This policy specifically applies to the use of WhatsApp within O3 Group’s professional activities.
3. What data do we collect?
3.1 Identification data
- First and last name
- Professional phone number
- Position or role (if applicable)
3.2 Message content
- Text messages sent via WhatsApp
- Images / photos / videos shared by employees
- Documents exchanged (PDF, images, etc.)
3.3 Technical metadata
- Timestamp of sent/received messages
- Technical information provided by WhatsApp (delivery status, etc.)
We do not intentionally collect sensitive data (health data, political opinions, etc.) on this channel. Employees must avoid sending sensitive information through WhatsApp unless strictly necessary.
4. Why do we use your data?
Personal data is used exclusively for professional purposes, including:
- Operational management of projects and events
- Internal communication within teams
- Communication with clients, partners, and suppliers
- Field reporting and support
- Customer relationship management
- Proof of execution or delivery (photos of interventions, etc.)
Legal bases for processing include:
- Legitimate interest of O3 Group (Art. 6(1)(f) GDPR)
- Performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR)
- Consent, where required (e.g., use of identifiable images for promotion)
5. Use of WhatsApp by employees
Employees acknowledge that:
- Professional WhatsApp communications may be reviewed for operational purposes.
- Photos, videos, and messages must respect privacy and confidentiality.
- WhatsApp should not be used for sensitive or confidential data, unless no safer channel is available.
6. Sharing data with third parties
We may share data with:
- Technical service providers (WhatsApp Business integrations, hosting, reporting tools)
- Clients or partners, when necessary for contract execution
WhatsApp/Meta processes data as a communication provider, based on its own Terms of Service and Privacy Policy.
We do not sell personal data.
7. International transfers
WhatsApp/Meta may process data outside the EEA.
In such cases, appropriate safeguards (e.g., EU Standard Contractual Clauses) are used to ensure compliance with GDPR.
8. Data retention
We retain personal data only as long as required for the purposes listed above:
- WhatsApp messages and images: kept as long as needed for project management, documentation, or legal obligations.
After that period, data is deleted or anonymised.
9. Your rights
Under GDPR, you have the right to:
- Access your data
- Rectify inaccurate data
- Erase your data (“right to be forgotten”)
- Restrict processing
- Object to processing
- Data portability
To exercise your rights:
Email: (to be completed)
Postal address: O3 Group BV, Industrieweg 5, 3001 Heverlee, Belgium
You may also contact the Belgian Data Protection Authority.
10. Data security
O3 Group applies appropriate technical and organisational measures to protect personal data.
Employees are trained in the responsible use of digital tools, including WhatsApp.
11. Changes to this Policy
Updates may be made to reflect legal or operational changes.
The most recent version will always be available on:
Politique de confidentialité – O3 Group
Dernière mise à jour : (11/12/2025)
1. Qui sommes-nous ?
La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont O3 Group BV (ci-après “O3 Group” ou “nous”) traite les données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de ses services, et en particulier de l’utilisation de WhatsApp par les employés de l’entreprise.
- Responsable du traitement : O3 Group BV
- Adresse : Industrieweg 5, 3001 Heverlee, Belgique Companyweb.be
- Site internet : http://www.o3.be
- Email de contact (DPO ou privacy) : (à compléter, par ex. privacy@o3.be)
2. Dans quel cadre collectons-nous vos données ?
Nous collectons et traitons des données à caractère personnel dans le cadre suivant :
- Utilisation de WhatsApp par les employés d’O3 Group, sur des numéros professionnels ou de service.
- Envoi de messages WhatsApp à O3 Group (texte, photos, vidéos, documents, etc.).
- Transmission volontaire par les employés d’images et de messages dans le cadre de leur travail (par exemple : photos d’évènements, installations, reporting terrain, support client, coordination d’équipe, etc.).
Cette politique s’applique spécifiquement à l’utilisation de WhatsApp dans le cadre professionnel pour O3 Group. Elle complète, le cas échéant, les autres politiques de confidentialité d’O3 Group (par ex. pour le site web ou d’autres services en ligne). My Prints
3. Quelles données collectons-nous ?
Dans le cadre de l’utilisation de WhatsApp, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :
3.1. Données d’identification
- Nom et prénom (tels qu’indiqués dans WhatsApp ou dans nos systèmes internes)
- Numéro de téléphone professionnel
- Éventuellement : fonction / rôle au sein de l’entreprise
3.2. Contenu des messages
- Messages texte envoyés via WhatsApp (conversations dans le cadre de l’activité professionnelle)
- Images / photos / vidéos partagées par les employés, par exemple :
- photos prises sur site (évènements, installations, stands, matériel, etc.)
- contenus visuels envoyés pour la coordination ou la documentation de projets
- Documents joints envoyés ou reçus via WhatsApp (PDF, images, etc.)
3.3. Métadonnées techniques
- Date et heure d’envoi / de réception des messages
- Informations techniques limitées fournies par WhatsApp (statut du message, etc.)
Nous ne collectons pas intentionnellement des catégories particulières de données sensibles (par ex. données de santé, opinions politiques) via ce canal. Les employés sont invités à ne pas utiliser WhatsApp pour transmettre ce type de données, sauf si cela est strictement nécessaire et conforme aux procédures internes d’O3 Group.
4. Pour quelles finalités utilisons-nous ces données ?
Les données sont utilisées exclusivement dans le cadre de l’activité professionnelle d’O3 Group, et notamment pour :
- Organisation et gestion opérationnelle des projets et événements
- Communication interne entre les équipes et collaborateurs
- Communication avec les clients, partenaires et fournisseurs, lorsque cela passe par WhatsApp
- Suivi des interventions, reporting terrain, support
- Gestion de la relation client (dans le cadre B2B)
- Preuves d’exécution ou de livraison (par ex. photos d’installation, présence sur site, etc.)
La base légale du traitement est, selon le cas :
- L’intérêt légitime d’O3 Group à organiser et suivre ses activités et à communiquer efficacement avec ses employés et partenaires (art. 6.1.f RGPD)
- L’exécution du contrat avec ses clients ou fournisseurs (art. 6.1.b RGPD)
- Le consentement de la personne concernée, lorsque cela est requis (par ex. pour l’utilisation d’images de personnes identifiables dans un contexte promotionnel).
5. Utilisation de WhatsApp et rôle des employés
O3 Group utilise WhatsApp comme outil de communication dans un cadre strictement professionnel.
Les employés sont informés que :
- Les contenus échangés via les canaux WhatsApp professionnels peuvent être consultés dans le cadre de la gestion opérationnelle (suivi de projets, contrôle qualité, support, etc.).
- Ils doivent veiller à respecter la vie privée des personnes photographiées ou filmées et à ne pas partager d’images inappropriées ou non nécessaires.
- Ils ne peuvent pas utiliser WhatsApp pour des données sensibles ou pour des informations confidentielles si un autre canal plus sécurisé est mis à leur disposition.
6. Partage des données avec des tiers
Nous pouvons partager certaines données avec :
- Fournisseurs de services techniques qui nous assistent dans la gestion de nos systèmes ou intégrations (par ex. solutions liées à WhatsApp Business, hébergement, outils de reporting).
- Clients ou partenaires, lorsque cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat (par ex. preuve de réalisation, reporting visuel).
En outre, les données transitent via la plateforme WhatsApp (Meta), qui agit comme fournisseur de service de communication. L’utilisation de WhatsApp est également soumise aux conditions d’utilisation et à la politique de confidentialité de WhatsApp/Meta, auxquelles vous pouvez vous référer directement sur leurs sites.
Nous ne vendons pas vos données à des tiers.
7. Transferts hors de l’Espace économique européen (EEE)
WhatsApp / Meta peut traiter certaines données en dehors de l’EEE. Dans ce cas, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place (telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne), conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
8. Durée de conservation des données
Nous conservons les données personnelles uniquement le temps nécessaire aux finalités poursuivies, notamment :
- Messages et images échangés via WhatsApp : conservés aussi longtemps que nécessaire pour la gestion opérationnelle des projets, la documentation et, le cas échéant, la gestion de litiges ou obligations légales.
- Au-delà de cette période, les données sont supprimées, anonymisées ou rendues inaccessibles, conformément aux politiques internes de conservation d’O3 Group.
9. Quels sont vos droits ?
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : obtenir une confirmation que nous traitons vos données et recevoir une copie de celles-ci.
- Droit de rectification : demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) : demander la suppression de vos données dans certains cas.
- Droit à la limitation du traitement : demander la limitation temporaire du traitement de vos données.
- Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime.
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou demander leur transfert à un autre responsable de traitement lorsque cela est applicable.
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Email : (à compléter, par ex. privacy@o3.be)
Courrier : O3 Group BV, Industrieweg 5, 3001 Heverlee, Belgique.
Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente (en Belgique, l’Autorité de protection des données – APD).
10. Sécurité des données
O3 Group met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé.
Les employés sont formés et sensibilisés à l’utilisation responsable des outils de communication, y compris WhatsApp, et au respect de la confidentialité.
11. Modifications de la présente Politique
Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité afin de refléter des changements législatifs, techniques ou organisationnels.
La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web à l’URL suivante :
https://www.o3.be/politique-de-confidentialite (ou autre URL choisie).
En cas de modification importante, nous pourrons vous en informer par les canaux appropriés (par ex. communication interne, note de service).